Uitbesteden van het fulfilment is voor etailers in het begin vaak lastig, omdat ze letterlijk geen zicht meer hebben op hun producten. Het is dan wel een fijn om te weten dat de producten in goede handen zijn. DistriMedia behandelt de producten van etailers met grote zorg. Ze werken al meer dan tien jaar volgens het unieke 3-3-3 systeem. Frank de Wulf van DistriMedia vertelt wat dat precies inhoudt.
Om de producten van klanten met zorg te behandelen, moet je volgens De Wulf kunnen beantwoorden aan een drietal vraagstellingen. Hoe kan je zeker zijn dat elke taak binnen het magazijn steeds kan uitgevoerd worden, ook bij tijdens de vakanties of bij ziekte? Hoe kan je zorgen dat je continuïteit garandeert wanneer je niet meer sluit? En als derde, hoe garandeer je dat medewerkers in het magazijn blijven leren en hier zelfs naar vragen? “Al meer dan tien jaar zorgen we ervoor dat elke taak door minstens 3 collega’s uitgevoerd kan worden, elke medewerker minstens 3 taken beheerst en dat hij of zij die taken ook minstens 3 maanden per jaar uitvoert. Sinds enige tijd hebben we ook een naam voor die werkwijze: het 3-3-3 systeem. Natuurlijk is er in de loop der jaren aan gesleuteld maar de fundamenten werden ruim tien jaar geleden al gelegd.”
Zelfsturing
De eerste 3, dat elke taak door minstens 3 collega’s uitgevoerd kan worden, is dus evident en zorgt voor de robuustheid die DistriMedia kenmerkt, zegt de Wulf. “Tijdens de vakantie, brugdagen, bij ziekte enz. is er steeds iemand die de taak kan overnemen. Een voor het management aangenaam neveneffect is de zelfsturing. Er zijn enkele basisregels, maar de verlofplanning is grotendeels in handen van de mensen zelf, zolang ze ervoor zorgen dat tijdens de verlofdag de taken worden overgenomen. Iedereen heeft er dus alle belang bij om zijn collega goed op te leiden en te informeren.”
De tweede 3, dat elke medewerker minstens 3 taken beheerst, is de basis van het opleidingsbeleid van DistriMedia. “Er wordt individueel bijgehouden wie wat kan en of hij of zij hiermee voldoet aan de stelregel om minstens 3 taken te beheersen. Dit blijkt in de snel wijzigende wereld van de e-commerce een grote troef te zijn voor de medewerkers. Want jobs verdwijnen of worden geautomatiseerd maar dan kent men nog steeds 2 volwaardige taken en heeft men de tijd om een ‘nieuwe’ derde functie te leren. Verder ontstaat er ook weinig sleur want dagelijks, wekelijks, maandelijks wisselt de job van inhoud. Natuurlijk is er ook hier voor het management een groot voordeel, bijvoorbeeld bij een plots wijzigende vraag; binnen enkele tellen kunnen werkposten versterkt worden indien er onverwacht meer orders zijn of bij een stijgende vraag.”
Netwerk
De laatste 3, dat medewerkers taken ook gedurende minstens 3 maanden per jaar uitvoeren, vormt het sluitstuk. De Wulf: “In veel bedrijven bestaat de zogenaamde ‘super medewerker’ die alles kan. Als deze medewerker echter met verlof gaat of ziek valt, ontstaat er een groot probleem. Het is dus belangrijk dat niet alles bij 1 persoon terecht komt, maar dat er een echt netwerk ontstaat. De boutade die we hier gebruiken is dat wij de afgelopen 15 jaar geen enkele heftruckchauffeur in dienst namen, enkel medewerkers die met een heftruck kunnen rijden. Het is een subtiel verschil maar illustreert de nood om te roteren. Het is wel belangrijk om te vermelden dat je hierdoor misschien iets inboet aan efficiëntie (want niks is efficiënter dan dag in dag uit hetzelfde te doen) maar je wint het volop aan robuustheid en motivatie.”
Wat is het belang van dit 3-3-3 systeem in een fulfilment omgeving? “DistriMedia biedt zijn klanten de garantie dat het werk tijdig en correct zal uitgevoerd worden. De medewerkers vragen zelf om betrokken te worden bij opstart van nieuwe webshopklanten (1 van de 3 taken) en voelen zich sterk geëngageerd. En onverwachte of geplande drukte opvangen, is geen probleem. De toepasbaarheid en eenvoud leiden er trouwens toe dat moedermaatschappij Lannoo Uitgeverij het 3-3-3 systeem ook toepast binnen de verkoops- en orderadministratie met dezelfde goede effecten,” besluit de Wulf
Geef als eerste een reactie