De webshop CMS – PIM – ERP driehoek

 

Welke productinformatie wordt best beheerd in het ERP-pakket en welke in het CMS van de webshop. Wat is de rol van een PIM-systeem hierin? Het antwoord op deze vragen is niet eenvoudig en is situatie-afhankelijk. De doelstelling is volgens Dirk Versavel van encima wel eenvoudig: productinformatie eenmaal ingeven en dus dubbele ingave vermijden. Hij legt uit hoe de CMS – PIM – ERP driehoek het best ingericht kan worden.

ERP is leading

Het ERP-pakket is meestal ‘leading’ wat betreft productinformatie management. In het ERP worden -aan de verkoopzijde- namelijk de verkoopprijzen, kortingen, klant-specifieke prijsafspraken, stock en uiteindelijk ook klanten en bestellingen beheerd. Aan de aankoopzijde worden leveranciers en aankoopprijzen beheerd. Hiervoor is in het ERP minstens de productcode en –omschrijving noodzakelijk als basisinformatie.

Om in het ERP ook maar iets te kunnen doen is basis productinformatie noodzakelijk: elk product dat aangekocht en verkocht wordt, dient in het ERP-pakket beschikbaar te zijn.

Het lijkt dus het meest efficiënt om, bij het toevoegen van een artikel in het ERP-pakket, meteen ook alle productinformatie in het ERP-pakket in te geven. Als dat product dan naar de webshop wordt gesynchroniseerd of geëxporteerd, dan is aldaar de basis productinformatie beschikbaar om het product meteen online te koop aan te bieden.

Welke productinformatie allemaal in het ERP-pakket kan ingegeven worden, verschilt van ERP-pakket tot ERP-pakket. Meestal is dat minstens de code, omschrijving, categorie (of productgroep) en enkele basis eigenschappen zoals gewicht en volume/afmetingen. Daarnaast bieden vele ERP-pakketten de mogelijkheid om beschrijvingen (in meerdere talen) te beheren, alsook een aantal vrij velden waarin product eigenschappen kunnen ingegeven worden. Soms kunnen ook een productfoto en documenten in het ERP-pakket beheerd worden. Als deze informatievelden in het ERP-pakket optimaal ingevuld worden en allemaal naar de webshop kunnen overgebracht worden (samen met de verkoopsprijzen, kortingen en stock uiteraard), heeft de webshop voldoende basisinformatie om het product aldaar netjes te presenteren en te verkopen.

CMS is aanvullend

Om het product effectief online te verkopen, volstaat de basis productinformatie uit het ERP-pakket meestal niet. Hierdoor is een webshop, die rechtstreeks met het ERP gekoppeld is en zonder eigen CMS om de productcatalogus verder uit te bouwen, zelden een succes. Dergelijke webshops voelen heel ‘mechanisch’ aan en bieden de consument (zeker in B2C context) te weinig kader en productinformatie aan om tot online aankopen over te gaan.

Om een product online te verkopen, dient de basis productinformatie van het ERP via het CMS van de webshop verder aangevuld worden met:

  • Bijkomende productkenmerken, waar dan eventueel ook op gefilterd kan worden
  • Bijkomende tekstuele productbeschrijving
  • Product koppelen aan bijkomende categorie of productgroep (in de meeste ERP-pakketten kan een artikel maar in 1 categorie worden gezet)
  • Bijkomende foto’s (de meeste ERP-pakketten ondersteunen maximaal 1 foto per artikel)
  • Documenten (technische fiches, gebruikershandleiding, …)
  • Filmpjes
  • Reviews

Om productinformatie in meerdere talen aan te bieden, zijn de mogelijkheden in het ERP meestal beperkt en is het CMS hiervoor beter geschikt.

Ook het groeperen van artikelvarianten in artikelsets of –families is iets wat de meeste ERP-pakketten niet aanbieden en wat via het CMS van de webshop dient te gebeuren. Bijvoorbeeld: in het ERP-pakket is er voor elke maat van een paar schoenen een apart artikel aangemaakt (met een eigen code, prijs en stock), maar op de webshop wil men al deze varianten van dat model van schoenen groeperen en als één artikel laten zien. Pas bij toevoegen aan het winkelmandje dient de juiste maat gekozen te worden.

Om up- en crossselling te kunnen realiseren, dienen relaties tussen producten ingesteld worden, zoals: opties, accessoires, combinaties en gerelateerde artikelen. Ook dit is typisch iets wat een ERP-pakket niet (of onvoldoende) aanbiedt en wat in het CMS van de webshop dient ingesteld te worden.

Op bepaalde B2B webshops is het belangrijk dat bepaalde producten enkel zichtbaar / gepubliceerd zijn voor bepaalde klanten of klantengroepen. Ook dit is iets waarvoor in het ERP-pakket meestal geen mogelijkheden zijn en die in het CMS van de webshop moet ingesteld kunnen worden.

Het verder aanvullen van basis productinformatie in het CMS is ook van groot belang in het kader van SEO: deze bijkomende productinformatie zorgt ervoor dat de product pagina’s van de webshop beter scoren in zoekmachines. De meeste CMS-systemen laten ook toe om bepaalde SEO-parameters (zoals ‘meta description’ en ‘window title’) per product te beheren om de producten nog beter te laten presenteren in de zoekresultaten van deze zoekmachines.

Daar waar de basis productinformatie in het ERP-pakket beheerd wordt door de afdeling aankoop, administratief of internal sales, wordt de bijkomende productinformatie beheerd door de sales- of marketingafdeling. Op die manier heeft elke afdeling hun eigen tool om productinformatie te beheren en hoeven ze er dus maar één te kennen/te beheersen.

Meerwaarde van een PIM

Wat kan de meerwaarde van een PIM-systeem dan nog zijn als het beheer van de productinformatie via het ERP-pakket en het CMS van de website kan?

In geval de productinformatie verschillende kanalen moet voeden, bijvoorbeeld meerdere webshops, marketplaces, export naar offline catalogus,… dan is het handiger om alle productinformatie centraal te beheren in een PIM. Deze productinformatie kan dan geëxporteerd of gesynchroniseerd worden met de webshop(s). Ook de koppeling met het ERP-pakket kan in beide richtingen worden opgezet: ofwel maakt men basisinformatie op in het ERP-pakket en wordt deze info in een PIM geïmporteerd, ofwel maakt men de basisinformatie op in het PIM-systeem en wordt deze naar het ERP geëxporteerd.

In bepaalde gevallen wenst men de digitale productcatalogi van zijn leveranciers integraal in te laden, ook al maken niet al deze producten deel uit van het standaard gamma van de groothandel. PIM-systemen hebben specifieke importfuncties voor het inlezen van deze catalogi die EPR-pakketten niet in huis hebben. Bovendien wenst men niet die ganse catalogi in hun ERP-pakket in te laden aangezien het merendeel van deze producten nooit besteld zullen worden. Wel wenst men al deze producten op de webshop aan te bieden (wat kan via een synchronisatie tussen PIM en webshop) en enkel die producten in het ERP-pakket zetten die effectief besteld worden (wat kan via synchronisatie van deze producten vanuit de webshop naar het ERP-pakket).

Let wel: een PIM-systeem heeft echter geen notie van klanten (enkel het ERP-pakket en de webshop hebben dat). Hierdoor kan in het PIM-systeem enkel de basistarieven beheerd worden. Klantspecifieke prijzen dienen steeds in het ERP-pakket ingegeven te worden.

Een andere reden voor de het gebruik van een PIM-systeem kan zijn, dat er een apart team in de organisatie is aangesteld voor het beheer van de productinformatie en dat dit team geen toegang heeft tot het ERP-pakket of het CMS van de webshop.

 

Over marcando
Het marcando e-commerce platform is out-of-the-box gekoppeld met diverse ERP-systemen en heeft een CMS in huis waarmee alle bijkomende productinformatie beheerd kan worden. De product management modules van marcando kunnen ingezet worden als volwaardig PIM-systeem. Meer info op http://www.marcando.be/

 

 

 

Geef als eerste een reactie

Geef een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.


*