Laden...

ERP: van idee tot implementatie


Focus0417

Een retailer heeft niet enkel nood aan een pakket om zijn administratie te regelen, maar ook aan een goede begeleiding. Een pakket alleen zorgt er niet voor dat je ineens een gestroomlijnd bedrijf krijgt. Wanneer je processen niet goed in elkaar zitten, zal een ERP pakket die problemen enkel uitvergroten. Dat zegt Patsy De Wolf van Foocus. Ze legt uit hoe een ERP systeem in het voordeel van de retailer kan werken en benadrukt dat het ook zeer geschikt kan zijn voor een kleinere retailer.


Niet elk ERP pakket is geschikt voor elke onderneming, meent De Wolf. “Verre van zelfs. Een ERP project is bovendien geen evidentie voor bedrijven. Het is niet hun core business, maar het neemt wel een hele slok van de werknemers hun tijd in beslag én gebeurt vaak niet op de meest efficiënte manier. Dit zorgt voor frustraties, maar ook voor uitstel van projecten wat weer heel veel geld kan kosten aan de onderneming. Foocus neemt wel de tijd om de klant op een goede manier te begeleiden. De klant kiest bij ons trouwens bewust voor een professionele aanpak van zijn project en beseft – vaak door eerdere implementaties – dat men dit niet alleen kan. Door onze methodiek en onze gestructureerde manier van werken ontzorgen wij de klant en kan hij zich blijven concentreren op wat voor hem belangrijk is: zijn core business.”

Cruciale brug
Foocus is bij een ERP project – van het prille denkwerk tot na de implementatie – de cruciale brug tussen het management, de medewerkers en de ERP-leverancier. De Wolf: “Tijdens het volledige ERP project fungeren wij als interne ERP projectmanager. Wij schrijven het ERP draaiboek of de roadmap uit, maken een selectie van de meest ideale ERP leverancier en kunnen tijdens de implementatie het volledige proces sturen en bewaken. Dankzij onze professionele begeleiding heeft de retailer permanent inzicht en structuur en behoudt de controle gedurende misschien wel het meest complexe project binnen zijn organisatie. Het resultaat? Een succesvolle ERP implementatie met respect voor budget en timing, zonder de focus op de business te verliezen.”

Iedere retailer is uniek
Er zijn natuurlijk verschillende soorten retailers, zegt De Wolf. “Je hebt de grote met een krachtige backoffice die administratief de touwtjes zeer sterk in handen hebben. Hierop is onze methodiek perfect afgestemd. Samen met deze mensen brengen we alle processen op een gestructureerde manier in kaart en noteren we alle behoeftes. Natuurlijk beginnen we niet van nul, maar hebben we voorgedefinieerde templates afgestemd op retail. Aan de hand van de analyse selecteren we de meest geschikte ERP leverancier. De beste match verzorgt vervolgens een demo. Tijdens de implementatie kunnen we tevens het projectmanagement en kwaliteitsbeheer op ons nemen. Doordat onze analyse de kapstok is van het hele project en duidelijke inzichten en structuur biedt voor zowel de klant als de ERP leverancier, weten we perfect hoever we staan qua implementatie en maatwerken, maar ook – en zeker niet onbelangrijk – qua budget. Want, hoe vlotter het project verloopt hoe aangenamer voor iedereen.”

Kleinere retailer
Daarnaast hebben we natuurlijk ook het profiel van de kleinere retailer. “Zij doet de administratie tussendoor en na de uren, en is minder gestructureerd,” zegt De Wolf. “Hier gaat nog veel via papier. Bestellingen naar de leverancier worden enkel via email verstuurd. Stock wordt bijgehouden in Excel,… Voor hen werkt deze methode perfect tot een bepaald moment dat men door de groei toch efficiënter wenst te werken. Doordat zij openstaan voor een standaard manier van werken, kunnen we hen onze lightversie aanbieden. Voor de kleinere retailer zal de cloud de standaard worden en zal er steeds meer gewerkt worden met kleinere gespecialiseerde pakketjes die elk een proces afdekken, maar die wel zeer flexibel inzetbaar zijn. Natuurlijk zal men op eenvoudige wijze deze pakketjes aan elkaar kunnen koppelen zodat deze met elkaar ‘praten’ en dat je geen dubbel input werk hebt als bedrijf.”

Support
De Wolf: “We zijn een erkend dienstverlener aan de KMO-Portefeuille. Als onafhankelijk adviseur kunnen we vaak ook op een correcte manier onderhandelen over de prijzen met de ERP leveranciers. In sommige gevallen kan dat betekenen dat we onszelf meer dan terugverdienen. Mooi meegenomen, toch?,” lacht De Wolf. “Op vraag van de klanten zijn we gestart met een vierde pijler. We noemen deze pijler support, maar eigenlijk zorgen we ervoor dat wanneer de klant live is met zijn nieuwe systeem, hij nog steeds één aanspreekpunt heeft. Ook het maken van rapporten of kleine opleidingen kunnen we verzorgen. Met andere woorden, alle zaken die door de IT manager zou opgenomen moeten worden, maar waar de klant niet over beschikt.”

  • DELEN