Hoe maak je jouw ERP-implementatie meteen e-commerce ready?

 

Wie aan een nieuwe ERP toe is, doet er goed aan om meteen de basis te leggen voor geïntegreerde e-commerce. Zelfs wanneer je niet van plan bent om op korte termijn een webshop te starten, zal je dankzij deze vier ERP-implementatietips van SDE je voordeel doen.

  1. Structureer je artikelen reeds in je ERP volgens categorieën en kenmerken

Wat houdt dat dan precies in, een goede datastructuur? “Je hebt een boomstructuur van categorieën nodig met daaronder een set van kenmerken,” begint Ewoud Van Ginderachter, business consultant Digital bij SDE. “Categorieën zijn uniek: stoelen, banken, tafels, enz. Die heb je sowieso nodig om rapportage mogelijk te maken, want je zal je omzet meten op basis van de verkoopcijfers van je categorie.”

“Kenmerken zijn niet uniek: Land van oorsprong, volume, gewicht, … Je gebruikt kenmerken ook over verschillende categorieën heen. Eigenlijk zijn kenmerken gewoon gestructureerde metadata. Je ziet meteen hoe handig dat is voor de overzichtelijkheid en vindbaarheid van je artikels in een webshop. Maar ook je medewerkers die in je erp werken halen er voordeel uit. Je ziet meteen welke categorieën goed verkopen, welke volumes vaak besteld worden. En je stock blijft overzichtelijk.”

Om zowel je webshop als je interne datastructuur overzichtelijk te houden, werk je best met een structuur van maximaal 2-3 categorieën diep. Wil je nog verder filteren, dan werk je best met kenmerken.

“Wat we vaak zien, is dat de data wel aanwezig is in de ERP, maar nog ongestructureerd. Dat betekent extra werk voor je medewerkers en extra moeilijkheden bij de implementatie van een e-commerce systeem. Om dat te vermijden structureer je data best voor je een e-commerce systeem implementeert.”

“Zit je datastructuur goed in de ERP, dan haal je daar meteen voordelen uit,” zegt Van Ginderachter. “Je verkoopcijfers zijn immers vlotter te analyseren, je medewerkers vinden sneller het juiste artikel en je kan je klant beter adviseren. Dit structureren gaat vlot bij een modern ERP-systeem, zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central, dat zelfs via AI artikelkenmerken kan herkennen door het opladen van een productfoto.”

  1. Werk met een prijslogica per klantengroep

“Veel B2B-bedrijven werken nog altijd met een prijs ‘à la tête du client’. Dat betekent dat elke bestelling door een medewerker gecontroleerd moet worden in een chaotisch kluwen aan prijsregels en historieken en vaak zelfs door de baas persoonlijk moet worden goedgekeurd.”

Werk je met klantencategorieën en kortingsstructuren, dan help je dat probleem uit de wereld. Deel je klanten op in groepen en zet prijzen per klantengroep op in combinatie met bijvoorbeeld een staffel. Eens je bedrijf een bepaalde grootte heeft, is dat een must volgens SDE. Je kan dan ook zeer gerichte promoties uitwerken zowel online als offline. Een bepaalde klantengroep ziet namelijk andere prijzen. “Een systeem als Sana Commerce laat bijvoorbeeld toe dat je een aparte homepage maakt voor specifieke klantencategorieën. Zo krijgen enkel die klanten gerichte promoties te zien. Dat kan enkel als je data goed gestructureerd in je ERP zit. Je kan ook acties voeren op basis van je kenmerken. Een korting voor alle artikelen uit Denemarken, bijvoorbeeld. Of korting als je vanaf een bepaald volume koopt én tot een bepaalde klantengroep behoort.”

Start dus met een matrix te maken van klantengroepen en artikelcategorieën om je prijs te structureren en kies een ERP die hier bovenop heel flexibel kortingsformules kan loslaten.

  1. Deel je voorraadstatus, maar doe het slim

Veel kmo’s zijn niet 100% zeker wat er nu precies in hun stock zit. Verkoop, aankoop, transformaties, transfers tussen vestigingen, defecten… dat moet allemaal geregistreerd worden in je ERP-systeem opdat je voorraad correct zou zijn.

Dat is zelfs voor strak georganiseerde bedrijven niet altijd evident. “Dan werk je best met stockindicaties in plaats van exacte voorraadcijfers op je webshop,” meent Van Ginderachter. “De SDE-klanten gebruiken vaak drie voorraadcategorieën groen – oranje – rood, afhankelijk van de hoeveelheid. Die pas je bovendien best per artikelcategorie aan, want 50 stoelen is veel, 50 schroeven is weinig. Maar eens je de categorieën aanmaakt en automatisch naar je webshop communiceert, heeft je klant al een goed overzicht.”

“Je moet er echt wel mee aan de slag want naast het juiste artikel en een persoonlijke prijs is de voorraad een beslissende factor om online te bestellen,” verduidelijkt Ewoud. “Kies een ERP die voorraadbeheer sterk automatiseert en denk na of je wil werken op basis van beschikbare stock, vrije stock, stock op datum, …”

  1. Voorzie de juiste koppeling vanuit je ERP: integreren of interfacen

“Als je de prijs in je ERP-systeem aanpast, wordt dat meteen doorgevoerd in je webshop. Als je 500 artikels verkoopt in je webshop, wordt de stock in je ERP meteen aangepast. Dat is de verdienste van een goede integratie tussen e-commerce en ERP.”

“We raden aan je webshop te integreren met je ERP, in plaats van die gewoon via een interface te koppelen. Een integratie is performanter en goedkoper in onderhoud dan een interface en zo beschikt je klant altijd over up-to-date prijzen en stockoverzicht, want ook stockindicaties komen zo vlot in je webshop terecht,” vertelt Van Ginderachter.

Je webshop moet ook altijd live zijn. Zelfs als je ERP dat even niet is. “Heb je een technisch probleem met je ERP-systeem, dan moet je webshop op z’n minst nog altijd bestellingen kunnen opnemen. Zelfs als die niet meteen met je ERP-systeem synchroniseren.”

Zo een ‘maintenance mode’ is dus een belangrijke functionaliteit in je keuze van de juiste webshopsoftware en anderzijds kies je best voor een ERP die zowel integratie als interfacing toelaat, zoals Dynamics 365 Business Central. “Zo behoud je nog altijd je opties open en dat vinden we belangrijk bij SDE,” concludeert Van Ginderachter.

Geef als eerste een reactie

Geef een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.


*