De boekhoudkundige administratie is voor veel e-tailers een noodzakelijk kwaad en kost veel tijd. Volgens Kristof Moons van Onlinefact moet een ondernemer zich juist bezighouden met het runnen van de business en niet zozeer met de administratie. Vanwege het gebrek aan een passend pakket heeft Kristof ongeveer acht jaar geleden zelf een softwareprogramma geschreven voor eigen gebruik. Inmiddels is het gecommercialiseerd en kunnen ook andere e-tailers profiteren van de voordelen.
Acht jaar geleden was ik tevergeefs op zoek naar een facturatie- en voorraadbeheerpakket dat aan mijn behoeften voldeed, begint Kristof. “Omdat ik in B2B actief was, kreeg ik regelmatig de vraag naar dergelijke software alsook de vraag naar kassaproducten. Dit heeft mij aan het denken gezet en doen besluiten om mijn eigen ontwikkelde software te gaan commercialiseren tot Onlinefact software. Tevens heb ik een kassamodule gebouwd en inmiddels kunnen we ook webshops koppelen. Data wordt uit Onlinefact opgehaald, zodat webshops hun voorraad, prijzen, … kunnen updaten, alsook de order naar Onlinefact kunnen pushen.”
Facturatiesysteem op maat
Het grootste voordeel van Onlinefact is volgens Kristof dat je niet gebonden bent aan een locatie of bepaald toestel. “Jaren geleden moest men investeren in dure servers en andere hardware om een softwarepakket veilig te kunnen laten draaien. Nu gebeurt dit in beheer van de producent tegen een veel lagere kostprijs, zodat het voor de kleinste zelfstandige betaalbaar wordt. Onlinefact is een facturatiesysteem op maat dat je overal, snel en eenvoudig kan bijwerken, actualiseren en raadplegen. We brengen de facturatie, voorraadbeheer, inventarisatie en zelfs een geïntegreerd kassasysteem naar de cloud zodat je er altijd aankan. Installatie is niet nodig, het vraagt enkel een inlog op de website om toegang te krijgen tot je gepersonaliseerde software. Bovendien bieden we gratis support en beantwoorden we vragen binnen de 24 uur.”
Kristof: “Veel software in ons vakgebied is te uitgebreid waar 90% van de klanten geen baat bij heeft. “Vooral starters hebben nood aan iets simpel en niet te duur. Onlinefact is zo opgebouwd dat je met zo weinig mogelijk muisklikken zo veel mogelijk kunt doen. De mogelijkheden zijn overigens zeker niet beperkt. We luisteren naar onze klanten en ontwikkelen functionaliteiten waar behoefte aan is. Via een JSON API kunnen bijvoorbeeld alle data getransfereerd worden naar en van welke software dan ook. We spelen daarmee volledig in op de omni-channel strategie en verzorgen zowel de kassamodule (software en hardware) alsook de webshop (door eigen developer of door ons).”
Accurate winstberekening
In Onlinefact kan je alle soorten documenten aanmaken (prijsofferte, bestellingen, facturen, creditnota’s, tickets, …) zowel op niveau van verkoop als aankoop, zegt Kristof. “Afhankelijk in welk type document je producten gaat gebruiken, gaat automatisch de voorraad alsook de stockprijs van een artikel berekend worden. Voor een juist gebruik van het voorraadbeheer dien je ook aankoopfacturen in te geven. Zo weet het systeem steeds wanneer er een artikel is binnengekomen aan welke prijs; dat geeft een accurate winstberekening. Natuurlijk kunnen er ook backorders behandeld worden aan de hand van ingevoerde bestellingen. Met één druk op de knop kan een bestelling omgezet worden naar een factuur of eender welk document dat relevant is.”
Nieuwe versie kassasoftware
De laatste jaren heeft Onlinefact de webshopkoppelingen verbeterd en eenvoudiger gemaakt. Kristof: “Ondertussen zijn de grootste webshopverdelers, zoals Woocommerce, Prestashop, Seoshop en Zencart, allemaal compatible dankzij externe firma’s die deze plug-ins gemaakt hebben. We zijn daarnaast volop bezig met een volledig nieuwe versie van de kassasoftware. Zo zullen straks nieuwe functionaliteiten, alsook een koppeling met weegschaal aanwezig zijn. De nieuwe software zal beschikbaar komen in zowel de Android als Apple store voor download. We verwachten een eerste versie deze zomer te kunnen lanceren. Op de lange termijn denken we aan de ontwikkeling van een horecamodule. Er zijn veel goede horecakassa’s maar meestal hebben deze een slecht beheersysteem. En tot slot zijn we niet beperkt aan België alleen. We hebben al klanten in Nederland en Frankrijk en gaan hier meer op inzetten; met e-commerce vervagen immers de grenzen,” lacht Kristof Moons tot besluit.
Geef als eerste een reactie